Eine digitale Kultur unterstützt die Arbeit der Zukunft und bildet
Wo werden Ihre Mitarbeiter:innen in Zukunft arbeiten? Zu Hause oder im Büro? Oder abwechselnd an beiden Orten? Diese Frage ist zentral für die zukünftige Ausrichtung von Unternehmen und die Meinungen dazu gehen verständlicherweise weit auseinander. Die Ruhe der eigenen vier Wände als ideales Umfeld für konzentriertes Arbeiten steht oft im Gegensatz zur gefühlten Energie und dem Gemeinschaftsgefühl im Büro. Die Lösung in einer modernen Arbeitswelt: Hybrid Work, ein Konzept für flexible Arbeitsorte.
Die Vielfalt des Hybrid Work-Modells
Hybrid Work gibt es in verschiedenen Ausprägungen, die von strukturierten Bürozeiten mit festen Bürotagen bis hin zu völlig flexiblen Arrangements reichen. Häufig werden einzelne Tage oder eine bestimmte Anzahl von Tagen für die Anwesenheit im Büro festgelegt. In der extremsten Ausprägung des hybriden Arbeitsmodells wird fast ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet und nur gelegentlich finden Arbeitstreffen vor Ort statt.
Das Hybrid-Modell sollte im Unternehmen zusammen mit den Mitarbeiter:innen aufgesetzt werden, denn sie werden das Konzept leben!
Digitale Kultur im Unternehmen
Unabhängig von der Form ist es wichtig, dass Unternehmen eine digitale Kultur etablieren, die das Arbeiten in hybriden Teams erst ermöglicht. Dabei geht es nicht nur um die Bereitstellung von Technologien. Unternehmen sollten eine Kultur schaffen, in der digitale Werkzeuge und Arbeitsweisen als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit anerkannt und geschätzt werden.
Für eine digitale Kultur sind meiner Erfahrung nach vier miteinander verbundene Aspekte zentral: die richtigen Tools, eine effektive Einführung der Tools, Spielregeln für die moderne Kommunikation und eine sorgfältige Dokumentation.
Die richtigen Werkzeuge im Unternehmen
In jedem hybriden Arbeitsmodell sind die richtigen digitalen Tools von großer Bedeutung, denn sie bilden die Basis für die Zusammenarbeit im Team. Hier empfehle ich gerne Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Slack oder auch Discord. Aber auch Projektmanagement-, Wiki- oder KI-Tools können dazugehören.
Hier muss jedes Unternehmen für sich entscheiden: Welche Lösungen passen in die bestehende IT-Landschaft? Welche unterstützen die Arbeitsweise des Teams nachhaltig? Tools gibt es viele – der Auswahlprozess sollte daher in Ruhe erfolgen. Nicht nachhaltige Schnellschüsse kosten oft am Ende mehr Geld.
Einführung der Instrumente
Egal welches Tool Sie einsetzen wollen, Sie sollten es mit System einführen. Wenn Sie ohne Spielregeln für die Tools starten, die Mitarbeiter:innen nicht von dem Tool überzeugt sind oder nicht abgeholt werden, scheitert diese Einführung schnell.
Warum ist das wichtig? Viele Tools haben das Potenzial, die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. Die Kommunikation in Tools wie Microsoft Teams oder Slack ist direkter und transparenter als wir es von E-Mails gewohnt sind. Rückmeldungen mit Emojis erleichtern die Abstimmung und geben der geschriebenen Sprache eine Tonalität. Die Tools können sogar die interne E-Mail-Kommunikation ersetzen.
Aber es ist eine andere Art der Kommunikation, die wir nicht gewohnt sind. Wir sind vertraut mit dem Schreiben von E-Mails. So fühlen sich manche Mitarbeiter:innen in den neuen Tools verloren, wenn sie nur die Funktionsweise kennenlernen. Deshalb ist die Einführung ein Veränderungsprozess, bei dem auch verständlich werden sollte, warum ein Unternehmen damit arbeiten will.
Spielregeln der modernen Kommunikation
In hybriden Arbeitsmodellen gehen wir davon aus, dass nicht alle Mitarbeiter:innen jederzeit im Büro sind. Ein Teil wird immer von außerhalb arbeiten. Damit das Miteinander trotzdem funktioniert, ist es daher für eine digitale Kultur im Unternehmen wichtig, klare Spielregeln zu haben. Die Zusammenarbeit steht dabei im Vordergrund. Unternehmen sollten Bürozeiten und allgemeine Arbeitszeiten festlegen, aber auch klare Richtlinien für die Nutzung digitaler Tools finden. Auch die Auswirkungen asynchroner Kommunikation sind hier von Bedeutung. Damit diese Regeln der digitalen Kultur gelebt werden können, müssen sie dokumentiert werden.
Die überraschende Kraft der Dokumentation
Dokumentation kann eine große Kraft werden – vor allem dann, wenn die Mitarbeiter:innen nicht mehr am gleichen Ort arbeiten und sich nicht mehr über den Tisch hinweg Hilfestellung geben können. Wenn ich etwas nachlesen kann, dann muss ich meine Kolleg:innen nicht aus ihrer konzentrierten Arbeit reißen.
Auch das Onboarding für neue Mitarbeiter:innen wird vereinfacht. Unternehmen können hier auf bestehende Prozesse verweisen (z.B. Urlaub, Zeitdokumentation etc.). Aber eine solche Dokumentation entsteht nicht über Nacht – Sie ist aufwändig. Der Aufwand lohnt sich nach einiger Zeit durch deutlich verbesserte Prozesse und eine Steigerung der Produktivität. Außerdem wird Wissen für das gesamte Unternehmen sichtbar, sodass auch Schlüsselpersonen einmal Urlaub machen können und der Betrieb nicht stillsteht.
Die Dokumentation ist ein wichtiger Baustein für die digitale Kultur im Unternehmen und – hier schließt sich der Kreis – es braucht auch das passende digitale Werkzeug.
Digitale Kultur als Ausgangspunkt für die Arbeit der Zukunft
Moderne Arbeit folgt klaren Regeln und Strukturen. Unternehmen sollten daher eine digitale Kultur im Unternehmen etablieren, um ein hybrides Arbeitsmodell zu ermöglichen. Dazu gehört auch, die richtigen Werkzeuge für die Zusammenarbeit zu finden. Binden Sie dabei Ihre Mitarbeiter:innen in den Prozess ein, denn nur so kann er nachhaltig erfolgreich sein.
